Đối với nhiều doanh nhân, ngày làm việc bắt đầu từ lâu trước khi họ đến văn phòng. Cà phê còn chưa kịp pha, các nhiệm vụ chính còn chưa được xác định rõ ràng, nhưng sự chú ý của người lãnh đạo đã bị cuốn vào các ưu tiên của người khác.
Một email yêu cầu trả lời ngay lập tức. Một vấn đề mới xuất hiện trên ứng dụng nhắn tin. Điện thoại thông báo tin tức, thay đổi lịch trình và hàng chục thông báo khác. Thay vì kịp xác định nên dành ngày hôm đó cho việc gì, doanh nhân đã rơi vào chế độ phản ứng.
Chính vào thời điểm này, họ có nguy cơ mất quyền kiểm soát không chỉ buổi sáng của mình mà còn cả doanh nghiệp.
Thứ khan hiếm nhất của doanh nhân không phải là thời gian
Người ta thường cho rằng các nhà lãnh đạo không có đủ giờ trong ngày. Tuy nhiên, Daniel Krinzel, người sáng lập cộng đồng doanh nhân Big Balls Brotherhood, lại chỉ ra một vấn đề nghiêm trọng hơn - đó là sự mất kiểm soát đối với sự chú ý.
Bạn có thể thiết lập hệ thống bán hàng, tiếp thị, tuyển dụng, kế toán tài chính và quy trình vận hành một cách xuất sắc. Nhưng tất cả các hệ thống này đều phụ thuộc vào một hệ thống trung tâm duy nhất - đó là tư duy của người đưa ra các quyết định then chốt.
Nếu tâm trí của người lãnh đạo ngay từ sáng sớm đã bị chi phối bởi các thông báo, yêu cầu khẩn cấp và kỳ vọng của người khác, họ sẽ hành động không như một nhà lãnh đạo mà như một người điều phối các tình huống khẩn cấp.
Họ phản ứng, sửa chữa, phê duyệt, dập tắt các đám cháy - chứ không xác định hướng đi.
Ngày làm việc đã thua ngay từ trên giường
Sự mất kiểm soát hiếm khi biểu hiện như một sai lầm nghiêm trọng. Thông thường, nó bắt đầu gần như không thể nhận thấy.
Doanh nhân cầm điện thoại lên để xem giờ, nhưng lại thấy một email từ khách hàng. Sau đó, họ mở cuộc trò chuyện công việc, đọc tin nhắn của nhân viên, xem tin tức và nhớ về cuộc họp sắp tới.
Vài phút sau, tâm trí của họ đã chứa đầy hàng chục suy nghĩ chưa hoàn thành:
— cần trả lời khẩn cấp;
— cần kiểm tra số liệu;
— có người đang đợi quyết định;
— phát sinh rủi ro mới;
— xuất hiện thêm một nghĩa vụ nữa.
Về mặt hình thức, ngày làm việc còn chưa bắt đầu. Nhưng một phần đáng kể sự chú ý đã bị tiêu tốn.
Khi đến văn phòng, người lãnh đạo có thể cảm thấy mệt mỏi, mặc dù chưa hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ thực sự quan trọng nào. Họ đã dành vài giờ để phản ứng với các tín hiệu bên ngoài, thay vì quản lý sự tập trung của chính mình.
Sự chú ý là một dạng vốn
Đối với doanh nghiệp, sự chú ý của người lãnh đạo cũng quý giá không kém tiền bạc, nhân viên hay công nghệ.
Mỗi quyết định quan trọng đòi hỏi sự minh mẫn. Mỗi cuộc trò chuyện khó khăn đòi hỏi sự hiện diện trọn vẹn. Mỗi cơ hội mới đòi hỏi khả năng nhìn thấy nó giữa biển thông tin nhiễu loạn.
Khi sự chú ý bị phân tán, doanh nhân bắt đầu:
— đưa ra quyết định quá nhanh;
— trì hoãn các cuộc trò chuyện khó khăn nhưng cần thiết;
— nhầm lẫn giữa việc khẩn cấp và việc quan trọng;
— đồng ý với các điều khoản không có lợi;
— bỏ lỡ các dấu hiệu yếu ớt của vấn đề tiềm ẩn;
— chi tiền để giảm bớt căng thẳng nhanh chóng.
Do đó, mất tập trung không chỉ đơn thuần là vấn đề năng suất cá nhân. Đó là một rủi ro tài chính.
Một nhà lãnh đạo mất tập trung có thể đưa ra các khoản chi tiêu bốc đồng, đánh giá sai các cơ hội đầu tư, bỏ lỡ các đối tác tiềm năng và mắc sai lầm trong quản lý dòng tiền.
Mỗi sai lầm như vậy riêng lẻ có thể có vẻ không đáng kể. Nhưng tích lũy qua nhiều tháng và nhiều năm, chúng sẽ biến thành sự thất thoát vốn nghiêm trọng.
Tại sao căng thẳng làm cho các quyết định đắt giá hơn
Bộ não liên tục giữ các nhiệm vụ chưa hoàn thành: các câu hỏi chưa có lời giải, ý tưởng chưa được ghi lại, xung đột chưa được giải quyết, lo lắng chưa được diễn đạt rõ ràng.
Tất cả những điều này chiếm dụng tài nguyên nội bộ.
Một người có thể đang ngồi trong một cuộc họp quan trọng, nhưng tâm trí lại quay về email nhận được vào buổi sáng. Họ có thể phân tích báo cáo tài chính, đồng thời nghĩ về vấn đề của một nhân viên. Họ có thể thảo luận về chiến lược, nhưng về mặt cảm xúc vẫn tiếp tục tranh cãi xảy ra vào ngày hôm trước.
Kết quả là chất lượng quyết định giảm sút. Người lãnh đạo chọn không phải là phương án tốt nhất, mà là phương án nhanh nhất làm giảm bớt căng thẳng nội bộ.
Đó là lý do xuất hiện các quyết định sa thải vội vàng, giảm giá vô lý, giao dịch không có lợi, đầu tư hỗn loạn và các dự án được triển khai mà không có đủ phân tích.
Khi doanh nhân không quản lý được trạng thái nội tâm của mình, doanh nghiệp sẽ bắt đầu phải trả giá cho sự lo lắng của họ.
Trí óc cũng cần một hệ điều hành
Krinzel đề xuất coi tư duy buổi sáng cũng quan trọng như việc quản lý công ty.
Phương pháp Daily Inspired của ông tập trung vào việc điều chỉnh có hệ thống tâm trí trước khi bắt đầu làm việc tích cực.
Đầu tiên, doanh nhân được đề nghị tập trung vào những gì đang hoạt động và cảm nhận sự biết ơn. Sau đó - thừa nhận sự căng thẳng đã tích tụ và cố gắng buông bỏ nó.
Sau đó, điều quan trọng là quay trở lại tầm nhìn dài hạn: nhớ lại lý do xây dựng doanh nghiệp, nó nên trở thành gì và nên tạo ra cuộc sống như thế nào cho chủ sở hữu.
Bước tiếp theo - xác định các ưu tiên chính của tháng, tuần và ngày hiện tại. Không phải hàng chục nhiệm vụ, mà là một vài hướng đi thực sự ảnh hưởng đến kết quả.
Sau đó, bạn có thể hình dung việc hoàn thành thành công các nhiệm vụ quan trọng, ghi lại các ý tưởng và diễn đạt các câu hỏi đòi hỏi sự suy ngẫm sâu sắc hơn.
Mục tiêu của thực hành này không phải là tạo ra một tâm trạng lý tưởng. Nhiệm vụ của nó là giải phóng bộ não khỏi việc phải ghi nhớ hàng trăm suy nghĩ chưa hoàn thành và khôi phục khả năng đưa ra các quyết định mạnh mẽ của nó.
Suy nghĩ đã được ghi lại sẽ không còn chi phối con người
Khi vấn đề chỉ tồn tại trong đầu, nó có vẻ vô tận. Nhưng khi bạn có thể diễn đạt và ghi lại nó, nó sẽ biến thành một nhiệm vụ cụ thể.
Ý tưởng được ghi lại trên giấy không còn đòi hỏi phải ghi nhớ liên tục. Sự căng thẳng được thừa nhận sẽ mất đi một phần sức mạnh. Ưu tiên được diễn đạt rõ ràng giúp từ chối các việc thứ yếu.
Và tầm nhìn dài hạn rõ ràng trở thành bộ lọc cho các quyết định hàng ngày.
Doanh nhân sẽ dễ dàng hiểu được:
cuộc họp này có đưa họ đến mục tiêu hay không;
có nên đồng ý với dự án mới hay không;
khoản chi này có thực sự cần thiết hay không;
có nên trả lời ngay lập tức hay không;
có phải chính người lãnh đạo nên giải quyết vấn đề này hay không.
Hướng đi càng rõ ràng, càng ít tài nguyên bị lãng phí vào các hành động hỗn loạn.
Thế giới luôn sẵn sàng đặt ra ưu tiên cho bạn
Thông báo sẽ không bao giờ kết thúc. Số lượng email sẽ không giảm đi. Nhân viên, khách hàng, đối tác và mạng xã hội luôn có những lý do riêng để đòi hỏi sự chú ý của doanh nhân.
Nếu người lãnh đạo không tự xác định ưu tiên, người khác sẽ làm điều đó thay họ.
Đó là lý do tại sao buổi sáng lại quan trọng đến vậy. Những hành động đầu tiên thiết lập mô hình hành vi cho cả ngày.
Nếu một người bắt đầu bằng phản ứng, họ sẽ tiếp tục phản ứng. Nếu bắt đầu bằng sự minh mẫn, họ có cơ hội giữ vững vị trí lãnh đạo ngay cả trong điều kiện thay đổi liên tục.
Điều này không có nghĩa là từ bỏ hoàn toàn điện thoại hoặc tin nhắn. Điều này có nghĩa là một trình tự đúng: đầu tiên xác định hướng đi của bản thân - và chỉ sau đó mới mở cửa cho thế giới bên ngoài.
Doanh nghiệp đầu tiên nằm giữa hai tai
Các doanh nhân thường bảo vệ tiền bạc, tài sản trí tuệ, cơ sở khách hàng và danh tiếng. Nhưng họ ít bảo vệ sự chú ý của chính mình hơn nhiều.
Tuy nhiên, chính sự chú ý quyết định những cơ hội nào sẽ được nhìn thấy, những mối đe dọa nào sẽ được nhận diện, những quyết định nào sẽ được đưa ra và cuối cùng vốn sẽ đi về đâu.
Mất buổi sáng - nghĩa là chuyển giao quyền điều hành doanh nghiệp cho các yếu tố bên ngoài trong vài giờ. Và nếu điều này lặp lại hàng ngày, tính phản ứng dần dần sẽ trở thành phong cách lãnh đạo.
Các doanh nhân mất đi ngày làm việc không phải vì họ thiếu kỷ luật. Thường thì họ chỉ đơn giản là cho phép thế giới quyết định trước điều gì xứng đáng với sự chú ý của họ.
Do đó, doanh nghiệp đầu tiên cần quản lý mỗi sáng là doanh nghiệp nằm giữa hai tai.
Và chính từ việc kiểm soát tâm trí của mình mà khả năng tạo ra, nhân lên và bảo tồn vốn bắt đầu.
